Cómo calcular una cotización de limpieza paso a paso

Qué necesitas antes de calcular

Una cotización confiable no empieza en la hoja de cálculo, empieza en la visita técnica. Antes de hacer cuentas, reúne estos datos del cliente y de tu propia operación:

• Los espacios del lugar, con su superficie en m² y su uso (oficina, baño, pasillo, bodega).
• Los elementos que se limpian por unidad: escritorios, inodoros, lavamanos, urinarios, ventanas, basureros y puertas.
• La frecuencia que espera el cliente para cada zona y el horario en el que se puede trabajar.
• Las condiciones del lugar: tráfico de personas, tipo de piso, nivel de suciedad y restricciones de acceso.
• Tus rendimientos por hora para cada actividad, idealmente medidos con tu propio personal.
• El costo mensual total de cada rol (salario, aportes a la seguridad social, beneficios de ley y provisiones).
• Los precios de tus productos por envase, su contenido y la dilución que indica la etiqueta.
• Los equipos que usarás, con su precio de compra, vida útil y costo de operación.

Paso 1: mide la superficie y cuenta los elementos

Cada actividad se mide en una unidad de trabajo. Las actividades de piso se miden en m²; las de mobiliario y sanitarios, en unidades. Por eso conviene dividir el lugar en espacios con un uso homogéneo y registrar ambas cosas.

Si no tienes el conteo exacto de elementos, puedes estimarlo con una relación de m² por unidad y un mínimo por espacio. Por ejemplo, si en tus oficinas suele haber un escritorio cada 6 m², una oficina de 30 m² tendrá unos 5 escritorios.

Paso 2: define actividades y frecuencias

Un mismo espacio combina actividades con ritmos distintos: el piso se limpia a diario, los vidrios cada semana y las alfombras cada quince días. Para sumar todo en un precio mensual, cada frecuencia se convierte en veces al mes.

Cuando una tarea se repite varias veces al día, como en clínicas o baños de alto tráfico, multiplica las veces al día por los días del mes. Tres limpiezas diarias durante 30 días son 90 intervenciones.

Paso 3: calcula el tiempo con el rendimiento por hora

El rendimiento es cuánto trabajo hace una persona en una hora: m² por hora para el piso o unidades por hora para escritorios y sanitarios. Depende del método: trapear 300 m² con mopa no rinde lo mismo que hacerlo con una fregadora.

El factor de condiciones resume lo que hace más lento el trabajo en ese lugar. Se multiplican los factores que aplican a la actividad: por ejemplo, un tráfico alto puede afectar solo a las actividades de piso y no a las de sanitarios. Un factor de 1,10 significa un 10 % más de tiempo.

Paso 4: convierte las horas en personal

Las horas productivas son las que una persona dedica realmente a limpiar en el mes, descontando traslados internos, pausas y tiempos muertos. Con ese dato se calcula la dotación:

En servicios pequeños no tiene sentido cobrar una persona completa. Si el servicio requiere 20 horas al mes y una persona tiene 160 horas productivas, la dedicación necesaria es del 12,5 %. Lo importante es que la capacidad asignada cubra las horas: personas × dedicación × horas productivas debe ser mayor o igual a las horas del servicio.

Paso 5: calcula los insumos con su dilución

Cada actividad tiene una receta: cuánta solución o cuánto producto consume por unidad de trabajo. El error más común es valorar los litros de solución preparada como si fueran litros de producto. Si el producto se diluye, lo que se compra es solo la parte concentrada.

Para el precio, cobra el consumo proporcional, no el envase entero. Para la compra, en cambio, sí necesitas envases completos: envases a comprar = ⌈producto del mes ÷ contenido del envase⌉.

Paso 6: reparte el costo de los equipos

Una fregadora o una aspiradora industrial se desgasta en cada servicio. Su costo debe repartirse entre las horas en que se usa, sumando lo que cuesta operarla (energía, repuestos, mantenimiento).

El método define si hay máquina. Una regla práctica es sugerir el método con máquina solo a partir de cierta superficie: por debajo, la mopa manual suele ser más económica.

Paso 7: suma gastos generales y contingencia

Los gastos generales cubren lo que no se ve en el servicio pero lo hace posible: supervisión, administración, uniformes, seguros y oficina. Se expresan como un porcentaje del costo directo. La contingencia es un colchón para imprevistos razonables, como ausencias o consumos mayores.

Paso 8: aplica el margen y los impuestos

El margen es la parte del precio que queda como utilidad. Si quieres que el 20 % del precio sea margen, no basta con sumar un 20 % al costo: hay que dividir.

Con números redondos, solo para ver la aritmética: si el costo total es 100 y el margen deseado es 20 %, el subtotal es 100 ÷ 0,80 = 125, y la utilidad de 25 es justo el 20 % de 125. Si en cambio sumas un 20 % al costo, el precio es 120 y el margen real queda en 20 ÷ 120 = 16,7 %.

El impuesto al valor agregado se calcula sobre el subtotal con la tarifa vigente en tu país. Mantenlo separado en la cotización para que el cliente vea el precio antes y después de impuestos.

Ejemplo resuelto: una oficina de 9 m²

Veamos el método completo con una oficina pequeña de 9 m², limpiada de lunes a viernes. Los rendimientos, la dilución y los factores son supuestos para el ejemplo. Los costos se dejan como variables para que reemplaces tus propios valores.

1. Elementos estimados

2. Cantidades mensuales y horas

Supongamos que la oficina tiene tráfico alto, con un factor de 1,10 que afecta solo a las actividades de piso, y una dificultad de 1. Lunes a viernes son 22 veces al mes y la limpieza de ventanas es semanal (4,33).

3. Personal

Si una persona tiene 160 horas productivas al mes (supuesto), el servicio necesita 5,46 ÷ 160 = 3,4 % de su jornada. Redondeamos la dedicación a 4 %, que da una capacidad de 0,04 × 160 = 6,4 horas y cubre las 5,46 requeridas. Llamando C_rol al costo mensual total de ese operario para tu empresa:

4. Insumos

Supongamos un detergente neutro concentrado que se diluye a 10 ml por litro y una receta de trapeado de 0,04 L de solución por m². Para los vidrios, un limpiavidrios listo para usar de 0,03 L por ventana, y una funda por basurero en cada intervención.

P_det y P_vid son precios por litro (precio del envase ÷ litros que contiene) y P_funda es el precio por funda. Observa la diferencia: sin la dilución habríamos cobrado 7,92 L de detergente en lugar de 0,079 L, es decir, cien veces más producto del que realmente se usa.

5. Equipos y logística

Con 9 m², el método sugerido es manual con mopa y balde, así que no hay costo de máquina por hora. La logística sí pesa: son 22 visitas al mes. Si L_v es el costo de transporte por visita, la logística es 22 × L_v. En espacios pequeños este rubro puede superar al de insumos.

6. Del costo directo al precio

Con tus valores reales de C_rol, P_det, P_vid, P_funda, L_v, g, c, m e i obtienes un precio que puedes explicar partida por partida. Si el cliente pide limpiar tres veces por semana, solo cambias 22 por 13 y todo lo demás se recalcula con la misma lógica.

Errores comunes al cotizar limpieza

• Cotizar solo por m² y olvidar los elementos que se limpian por unidad, como sanitarios y escritorios.
• Valorar la solución preparada como si fuera producto concentrado.
• Sumar un porcentaje al costo creyendo que es el margen sobre el precio.
• Asignar personas completas a servicios que solo necesitan unas horas al mes.
• Olvidar la logística de las visitas en servicios pequeños o lejanos.
• Ignorar el tráfico, el tipo de piso o las restricciones de acceso.
• Usar rendimientos ajenos en lugar de medir los de tu equipo.
• No guardar versiones de la cotización cuando el cliente pide cambios.